Problémamegoldás SIT módszerrel – Első rész

A SIT módszer egyik legfontosabb alkalmazási területe a problémamegoldás. Az első részben az egyszerű problémákról lesz szó, pontosabban az egyszerűen megfogalmazható problémákról. Mert addig nem lehet megoldani egy problémát, amíg nem tudjuk pontosan, hogy mi a gyökere és mikor számít megoldottnak.

A megoldás első lépése megfogalmazni a problémát. Ez esetleg magától értetődőnek tűnik, de nem is annyira egyszerű. Az emberek általában a következményeket fogalmazzák meg és nem az okokat. Például: „Új szolgáltatást akarunk felvenni a portfóliónkba, de nincs meg hozzá a szükséges tudás.” Oké, de hol itt a probléma? Tanuljátok meg! Vagy: „Nincs dedikált emberünk az új alkalmazottak betanítására.” Rendben, de mi ebben a baj?

Egyszóval ásni kell egy kicsit (vagy sokat) és fel kell deríteni, hogy pontosan mi is az, ami fáj és főleg milyen rejtett feltételezések miatt probléma a probléma. Egy egyszerűbb helyzetet meg lehet fogalmazni egyetlen mondatban.

Az első példa konkrétabb megfogalmazása így hangzott: „A jelenlegi projektvezetők új ismereteket kell megtanuljanak, de erre a napi munka mellett nincs idejük”. Rejtett feltételezések: a projektvezetők kell az új ismereteket megtanulják, a projektvezetők le kell dolgozzák a napi 8 (esetleg 9-10) órát, az új ismereteket osztályteremben kell megtanulják.

A második esetben pedig: „Ha egy új alkalmazottat egyetlen személy tanít be, akkor az a személy hosszab időre kiesik a termelésből.” Rejtett feltételezések: az új alkalmazottat be kell tanítani, ha többen tanítják be (mindenki egy-egy fázisra), akkor az kevesebb kiesést jelent (mintha egy személy tanítaná be).

Ezek a rejtett feltételezések lehetnek igazak és lehetnek hamisak. Ha kiderül, hogy hamisak, akkor a probléma meg is van oldva, de legalábbis nagyon közel került a megoldáshoz. Ha a feltételezések legalább egy része igaznak bizonyul, akkor jöhet a SIT (vagy bármilyen más ötletgeneráló / problémamegoldó módszer).

Mindkét esetben a termelés – azaz bevétel – kiesés a fájó pont. Ha valaki – ingyen – elvégezné a projektvezetők munkáját vagy betanítaná az új alkalmazottat, akkor nem lenne semmi baj. Akkor nem beszélnénk problémáról. Ezt a fájó pontot nem árt tisztázni az elején, mert ennek alapján lehet eldönteni, hogy egy megoldás jó vagy sem. Ha az új felállásban kevesebb vagy egyáltalán nincs veszteség, akkor az jó. Ellenkező esetben nincs miért tovább töprengeni rajta. Másként fogalmazva, ez lesz a döntési kritérium a Formát követő funkció folyamat marketing szűrő lépésénél.

Ha megvan a megfogalmazás, akkor annak alapján fel lehet építeni a probléma zárt világát és alkalmazni rá a SIT eszköztárat. Számomra a legkézenfekvőbb a Funkció átvitel sablon, de ugyanolyan jól működik a többi négy is. (Ami azt illeti a legtöbb esetben a Funkció átvitellel oldjuk meg a problémákat, anélkül, hogy tudatában lennék a létezésének. Mert hogy fogalmazható meg a Funkció átvitel hétköznapi nyelven? Úgy, hogy: gazdálkodjunk abból, amink van. Ezt pedig Európának ebben a felében nem nagyon kell tanítani.)

Az első esetben a zárt világ két részből áll. Az állítás első felére (új ismeretek megtanulása) nagyjából a következőket lehet felírni: a megtanulandó anyag, tréner, könyvek, oktató videók, segédeszközök, osztályterem. A második rész tartalmazza mindazt, ami a napi munkához tartozik: számítógép, telefon, szoftverek, ügyfél, beszállító, utazás, megbeszélések, stb. No meg maguk a projektvezetők is a zárt világhoz tartoznak. (Egyébként a tapasztalat alapján pusztán a zárt világ felvázolása is rengeteg ötletet szül és mindenképpen új megvilágításba helyezi az esetet.)

A zárt világ összeállítása után következnek a sablonok. Ebben a konkrét esetben a Funkció átvitel alkalmazása úgy festett, hogy a „A projektvezetők munkáját átveszi a ....” mondatot a zárt világ elemeivel egészítettük ki. Ebből aztán olyan állítások születtek, mint: A projektvezetők munkáját átveszi a beszállító. Van-e ennek valamilyen haszna? Ha a projektvezetőnek felszabadul az ideje, akkor feltétlenül. Megvalósítható-e? Némi gondolkodás után kiderült, hogy ez a gyakorlat – azaz több felelőséget ruházni a beszállítóra – tulajdonképpen már működik a cégben, csak meg kell tanítani mindenkinek. Vagy: A projektvezetők munkáját átveszi az oktatóvideó. Első hallásra ez is képtelenség, de kiderült, hogy bizony sok idő elmegy azzal, hogy az ügyfeleknek ugyanazt a dolgot többször is el kell magyarázni. Ennek az időnek egy részét meg lehet takarítani azzal, hogy az ügyfél kezébe nyomnak egy videót, ami szépen tisztázza az esetleges kérdéseket. És így tovább.

Még egy példa

Egy high-tech cég vezetői egy szép napon azzal szembesültek, hogy az általuk legyártott dugattyúk egy része rossz minőségű anyagból készült. A minőségi ellenőrzés során ezek a dugattyúk alacsony hőmérsékleten beszorultak hengerbe, mivel a felhasznált anyag puhább volt, mint amilyennek lennie kellett volna. A probléma pontosan 120 darab dugattyút érintett.

A dugattyúk keménységének meghatározására a gyárban egy speciális gépet használtak. A gép egy gyémántfejet szúrt az anyagba és a keménységet annak alapján számolta ki, hogy a fej milyen mélyen hatolt be az anyagba. Ez nagyon precíz eljárás volt, csak éppen 120 darab esetén túl sok időbe került volna mindet leellenőrizni vele. Idő pedig nem volt.

Következhetett a  SIT módszer, a zárt világ és a funkció átvitel. A zárt világ valamelyik eleme kell segítsen a keménység meghatározásában. Mi lenne, ha maga a dugattyú lenne az? Mert hát nem az abszolút keménység a fontos, hanem a relatív, azaz meg kell találni azokat a dugattyúkat, amelyek puhábbak, mint a többi. Azaz ha az egyik dugattyú képes megkarcolni a másikat, akkor az a másik puhább... És ennyi elég is volt. 24 óra alatt leellenőrizték az összes érintett darabot és a szállítmány határidőre kigördült a kapun.

A közmondás szerint kutyaharapást kutya szőrével... Komplexebb helyzetek már hosszabb előkészítést igényelnek – ezekről lesz szó a következő részekben.